Ersatzteillager: Stammdaten für Bestand und Beschaffung aufbauen

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum Bestandssteuerung mit Artikeldaten beginnt

Ein Ersatzteil ohne Stammsatz ist im System unsichtbar. Es liegt im Regal, aber Disposition, Bestellung und Inventur kennen es nicht. Wer Ersatzteile steuern will, legt deshalb zuerst fest, welche Felder jeder Artikel tragen muss.

weclapp nennt in der Artikelverwaltung unter anderem Mindest- und Höchstbestand, Wiederbeschaffungsmodalitäten, Bezugsquellen und Einkaufskonditionen, Verpackungseinheiten und Variantenartikel. Diese Angaben sind Herstellerangaben aus der Preis- und Funktionsübersicht von weclapp, keine unabhängige Bewertung. Sie zeigen aber, welche Felder eine Bestandsführung fachlich braucht.

Herstellerunabhängige Ordnungsrahmen für dieselben Felder sind die Sachmerkmal-Leisten nach DIN 4000, der Merkmalsstandard DIN 4002 und die Klassifikation ECLASS; Artikelnummern und Barcodes folgen dem GS1-Standard (GTIN). Solche neutralen Merkmalskataloge lassen sich mit den Feldern einer Herstellersoftware kombinieren, damit die Stammdaten nicht an einen einzigen Anbieter gebunden sind.

Das folgende Raster ordnet die Felder nach ihrem Zweck. Die drei Beispielteile sind hypothetisch und dienen nur der Veranschaulichung.

Die Werte in der Tabelle sind gesetzte Annahmen, keine gemessenen Verbrauchszahlen. Sie müssen aus eigenen Entnahmen, Lieferzeiten und Einkaufskonditionen ersetzt werden.

Mindest- und Höchstbestände sowie Wiederbeschaffungsmodalitäten setzen

Die Wiederbeschaffungszeit bestimmt, wie lange der Mindestbestand reichen muss. Reicht der Verbrauch während der Lieferzeit regelmäßig über den Mindestbestand hinaus, entsteht ein Fehlbestand. Der Höchstbestand begrenzt dagegen, wie viel Kapital im Regal gebunden wird.

Ein einfaches Beispiel: Ein Teil verbraucht vier Stück in zehn Tagen, die Lieferzeit beträgt zehn Tage. Dann sollte der Mindestbestand mindestens vier Stück betragen, zuzüglich eines Sicherheitszuschlags nach eigenem Ermessen. Der Höchstbestand liegt darüber und deckt zusätzlich den Verbrauch bis zur nächsten Lieferung.

Die Wiederbeschaffungsmodalität beschreibt, wie nachbestellt wird: feste Bestellmenge, Bestellung bis zum Höchstbestand oder Bestellung nach Bedarf. Ohne diese Festlegung bleibt der Mindestbestand eine Zahl ohne Handlung.

Prüfen Sie jede Regel an drei Beispielteilen: einem schnelldrehenden Normteil, einem langsamdrehenden Wälzlager und einem sicherheitsrelevanten Dichtungsteil. Erst danach lohnt die Ausweitung auf den gesamten Ersatzteilbestand.

Für den Test genügen drei ausgefüllte Datenblätter: eine Sechskantschraube nach DIN 933 als schnelldrehendes Normteil (Einheit Stück, 4 Stück Verbrauch in 10 Tagen, 10 Tage Lieferzeit, Mindestbestand 4 Stück, Modalität feste Bestellmenge), ein Rillenkugellager nach DIN 625 als langsamdrehendes Wälzlager (Einheit Stück, geringer Verbrauch, Modalität Bestellung nach Bedarf, Haupt- und Alternativbezugsquelle) und ein O-Ring nach DIN 3771 als sicherheitsrelevantes Dichtungsteil (Einheit Stück, Sicherheitszuschlag, Buchung direkt am Regal).

Für die Ausweitung gruppieren Sie den Bestand nach Klassen: Normteile wie Schrauben und Muttern, Wälzlager, Dichtungen und Verschleißteile wie Filter oder Antriebsriemen. Je Klasse legen Sie fest, welche Felder Pflicht sind und welche Werte zulässig sind.

Bezugsquellen, Inventur und mobile Lagerbuchung einrichten

Eine Bestellregel ohne verlässliche Bezugsquelle bleibt Theorie. Hinterlegen Sie je Artikel mindestens eine Hauptbezugsquelle und, wo sinnvoll, eine Alternative. Erfassen Sie Konditionen, Verpackungseinheit und Lieferzeit beim Artikel, nicht nur im Kopf der Disposition.

Die IHK Berlin empfiehlt, Beschaffungsmaßnahmen konkret zu fassen, etwa die Einhaltung eines Verhaltenskodex bei Lieferanten, den Einkauf regionaler Produkte oder die Nutzung umweltverträglicher Verkehrsmittel. Solche Kriterien lassen sich als Feld in der Bezugsquelle ablegen. Lesen Sie die Hinweise zur nachhaltigen Lieferantenauswahl der IHK Berlin als Empfehlung, nicht als gesetzliche Pflicht.

Für die Bestandsführung nennt weclapp unter Lager und Logistik unter anderem Bestandsführung, Lagerbewegungen, konfigurierbare Lagerstruktur, Wareneingang, Inventur, Bestandsbewertung und eine mobile Lager-App. Die mobile Buchung ist dann sinnvoll, wenn Entnahmen direkt am Regal erfasst werden und nicht abends aus Zetteln übertragen werden.

Am Regal selbst buchen Sie mit mobiler Datenerfassung: Handscanner, MDE-Geräte oder ein Smartphone lesen Barcodes (GTIN, GS1-128) oder RFID-Tags und schreiben die Entnahme direkt in den Artikelstamm. Die gebuchten Bewegungen gehen damit unmittelbar in Bestandsführung und Beschaffung ein.

Ein Ablauf in fünf Schritten:

Die Inventur ist gesetzlich geregelt: § 240 HGB verpflichtet Kaufleute zur Inventur, § 241a HGB befreit Kleinstkapitalgesellschaften von der Aufstellung des Inventars, und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Papieren und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen vollständige, nachvollziehbare und unveränderbare Aufzeichnungen, auch für elektronische Buchungen. Zählen Sie den Systembestand deshalb regelmäßig gegen den tatsächlichen Bestand und dokumentieren Sie jede Abweichung.

Häufige Fragen

Was kostet ein Lagerverwaltungssystem?

weclapp nennt für das jährlich gebuchte Paket ERP Handel, das die Lagerverwaltung inklusive mobiler Lager-App enthält, 163 Euro netto pro Nutzer und Monat. Die Einzellizenz weclapp Lager für ausschließlich im Lager arbeitende Mitarbeitende wird ab 49 Euro monatlich angegeben. Das sind veröffentlichte Herstellerpreise ohne Mehrwertsteuer; Vertragslaufzeit und Funktionsumfang prüfen Sie vor der Buchung.

Wie viele Ersatzteile sollte ich zuerst erfassen?

Drei Teile genügen für den Test. Wählen Sie ein schnell verbrauchtes, ein seltenes und ein kritisches Teil. Wenn die Felder dort tragen, können Sie den Rest aufnehmen.

Ersetzt die mobile Lager-App eine Inventur?

Nein. Sie erfasst Bewegungen im Moment der Buchung und macht die Daten aktueller. Die Inventur bleibt als eigener Abgleich zwischen Systembestand und tatsächlichem Bestand erforderlich.