Kriterien, Bewertung und Audits bei der Bauteillieferantenauswahl

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Auswahl beginnt mit der Anforderungsanalyse, nicht mit dem Angebotspreis.
• Objektive und subjektive Kriterien werden getrennt erfasst und gewichtet ausgewertet.
• Ein Lieferantenaudit prüft vor Ort den Ist-Zustand gegen den vertraglichen Soll-Zustand.
• Jeder Punktwert braucht eine Belegquelle und eine zuständige Stelle im eigenen Haus.

Anforderungen stehen am Anfang, nicht der Preis

Bei komplexen Bauteilen reicht ein Preisvergleich nicht aus. Das BME-Praxistool Lieferantenauswahl beschreibt den Weg von der Bedarfsanalyse bis zur Einkaufsentscheidung als zusammenhängenden Prozess. Am Anfang stehen Anforderungsanalyse, Priorisierung und Strukturierung der Bedarfe. Erst danach folgen Identifikation potenzieller Lieferanten und Ausschreibung.

Wer diese Reihenfolge überspringt, bewertet später Äpfel gegen Birnen. Ein Aluminium-Druckgussteil verlangt andere Nachweise als eine Standard-Kabelverschraubung. Deshalb sollte der Einkauf die internen Fachabteilungen früh einbinden. Das BME-Material zeigt dieses Vorgehen am Beispiel der Beschaffung einer Softwarelösung, die Methode lässt sich aber auf Warengruppen übertragen.

Für die Zuständigkeit bietet sich eine einfache Zuordnung an. Qualitätsmanagement verantwortet das QMS-Zertifikat, Einkauf den Angebotsvergleich, Logistik den Liefertermin, Compliance das LkSG-Thema, Konstruktion die technische Dokumentation. Diese Aufteilung ist ein eigener Vorschlag, keine Normvorgabe.

Ein weiterer Punkt gehört in die Anforderungsphase: die Normfrage. Nach DIN 820 Beiblatt 3 stehen Normen jedermann zur Anwendung frei, eine Anwendungspflicht kann sich aber aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Verträgen oder sonstigen Rechtsgrundlagen ergeben. Der Anwender muss selbst prüfen, welche Norm für sein Bauteil tatsächlich einschlägig ist. Normen enthalten Leistungsmerkmale, nicht die fertige Produktbeschreibung, und sind nur eine Erkenntnisquelle für technisch-ordnungsgemäßes Verhalten.

Praktisch heißt das: Werkstoff, Toleranzen und Prüfumfang werden im Lastenheft festgelegt. Der Lieferant bekommt eine überprüfbare Anforderung statt einer vagen Beschreibung.

Angebote vergleichen und gewichtet bewerten

Die Beurteilung stützt sich auf objektive und subjektive Kriterien. Objektive Kriterien lassen sich direkt messen oder aus Dokumenten ablesen, etwa Zertifikate, Preise, Termine. Subjektive Kriterien stammen aus den Lieferantenpräsentationen, zum Beispiel Eindruck von der Projektorganisation. Beide werden im selben Bewertungsschema erfasst, aber getrennt begründet.

Als Arbeitsvorlagen nennt der Anbieter des BME-Praxistools ein Anforderungssheet, eine Angebotsvergleichstabelle, eine Bewertungsmatrix und eine Präsentationsvorlage. Die Vorlagen lassen sich mit gängiger Office-Software nutzen. Wichtig ist weniger das Werkzeug als die Dokumentation: Jede Punktzahl sollte auf eine nachvollziehbare Quelle verweisen und von einer festgelegten Stelle stammen.

Das folgende Rechenbeispiel ist eine eigene, klar gekennzeichnete Beispielrechnung für ein Aluminium-Druckgussteil. Es ist keine gemessene Herstellerbewertung und keine Normvorgabe.

Kriterium	Gewicht	Belegquelle	Zuständig	Lieferant A	Lieferant B
QMS nach DIN EN ISO 9001	40 %	Zertifikat	Qualitätsmanagement	90 Punkte	85 Punkte
Angebotspreis	20 %	Angebotsvergleichstabelle	Einkauf	80 Punkte	90 Punkte
Lieferzeit	20 %	Auftragsbestätigung	Logistik/Einkauf	85 Punkte	80 Punkte
LkSG-Prävention	10 %	Auditbericht mit CAP	Compliance	80 Punkte	75 Punkte
Technische Dokumentation	10 %	Erstmusterprüfbericht	Konstruktion	90 Punkte	70 Punkte

Die gewichtete Summe für Lieferant A lautet: 0,40 x 90 = 36; 0,20 x 80 = 16; 0,20 x 85 = 17; 0,10 x 80 = 8; 0,10 x 90 = 9. Zusammen 86 von 100 Punkten. Für Lieferant B ergibt sich 0,40 x 85 = 34; 0,20 x 90 = 18; 0,20 x 80 = 16; 0,10 x 75 = 7,5; 0,10 x 70 = 7. Zusammen 82,5 von 100 Punkten.

A liegt damit vor B. Auffällig ist aber der Abstand beim Preis und bei der technischen Dokumentation. Wer nur die Gesamtsumme liest, übersieht das. Deshalb gehört zur Auswertung immer eine kurze verbale Begründung, die die drei stärksten und die schwächsten Einzelwerte benennt.

Ein Hinweis zur Gewichtung selbst: Die Summe der Gewichte muss 100 Prozent ergeben. Die konkrete Verteilung ist eine begründete Setzung des Einkaufsteams und kein allgemeiner Standard. Bei einem sicherheitsrelevanten Bauteil könnte das QMS-Gewicht höher liegen, bei einem Standardartikel niedriger.

Das Lieferantenaudit als Prüfnachweis

Ein Lieferantenaudit ist nach der Darstellung der IHK Köln ein Instrument zur Auswahl und Beurteilung neuer oder bestehender zuliefernder Unternehmen. Vor Ort wird geprüft, ob das Unternehmen Normen wie Zertifizierungsstandards oder gesetzliche Anforderungen erfüllt. Zuerst werden die Leistungen des Zulieferers als Ist-Zustand ermittelt und mit dem vertraglichen Soll-Zustand verglichen.

Der Ablauf folgt drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung. In der Vorbereitung wird auf Basis der Audit-Richtlinie ein Audit-Team zusammengestellt. Ein Auditplan hält Arbeitsablauf und Prüfungsschwerpunkt fest. Lieferantenbezogene Dokumente werden zusammengetragen und ein Termin wird abgestimmt.

Für die Durchführung nennt die IHK vier bis fünf typische Instrumente: Fabrikrundgang mit Foto-Beweisen, Interviews mit Arbeitnehmenden, Prüfung von Dokumenten wie Lohnabrechnungen mit dokumentierter Arbeitszeiterfassung, Gespräche mit dem Management und Gespräche mit lokalen Arbeitnehmenden-Vertretungen. Der Fabrikrundgang liefert den optischen Befund, die Dokumentenprüfung den schriftlichen Gegenbeweis.

Die Ergebnisse landen in einem Audit-Bericht und einem Corrective Action Plan. Der Bericht beschreibt die vorgefundene Unternehmensrealität zum Auditzeitpunkt. Der Plan dokumentiert alle Abweichungen von Zertifizierungsstandards, gesetzlichen Vorgaben und Audit-Richtlinien, dazu Kommentare, empfohlene Korrekturmaßnahmen und den vorgesehenen Zeitrahmen.

Ein eigenes Beispiel für eine CAP-Zeile, nicht aus einer Quelle übernommen: Abweichung Brandschutztür im Lager verkeilt. Kommentar: widerspricht dem internen Brandschutzkonzept. Empfohlene Maßnahme: Keilverriegelung entfernen und Unterweisung wiederholen. Zeitrahmen: 14 Tage. Nach Ablauf der Frist folgt je nach Anzahl und Schwere der Abweichungen ein Follow-up-Audit.

Für Audits im Kontext des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes deckt der Bericht typischerweise Themen wie Zwangsarbeit, Vereinigungsfreiheit, Gesundheit und Sicherheit, Kinderarbeit, Löhne, Arbeitszeit, Diskriminierung, Belästigung, Umweltmanagement und Rohstoffrückverfolgbarkeit ab. Wichtig ist die Einordnung: Audits allein reichen nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen des LkSG zu erfüllen. Sie sind laut IHK Köln eine von vielen Präventionsmaßnahmen.

Wer das Audit vergibt, entscheidet über die Qualität mit. Es kann durch unabhängige externe oder durch interne Auditierende durchgeführt werden. Die IHK nennt als Qualitätsindikatoren unter anderem Umfang, Zeit und Kosten, die Interviewführung sowie Auswahl und Qualifizierung des Audit-Teams. Best-Practice-Ansätze sehen Interviews mit Beschäftigten außerhalb der Fabrik vor. Sinnvoll ist außerdem, das Audit auf die relevanten Themen zu fokussieren statt alle Standardthemen oberflächlich abzuhaken.

Nachweise prüfen und Standards selbst setzen

Ein Zertifikat ist ein Nachweis, aber kein Selbstläufer. Die DIN EN ISO 9001:2015 ist laut IHK Lippe die zentrale, international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Zulieferer, deren Kunden ein QMS fordern oder in naher Zukunft fordern werden, sind ausdrücklich als typische Anwendergruppe genannt, etwa die Automobilindustrie oder öffentliche Auftraggeber.

Für den Nachweis im Auswahlprozess heißt das: Das Zertifikat wird auf Gültigkeit und Geltungsbereich geprüft, nicht nur auf das Logo. Ein Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern ohne Vorerfahrung kann nach dem groben Anhaltswert der IHK Lippe mit rund 15.000 EUR für externe Beratung und Zertifizierung rechnen. Abweichungen nach unten und oben sind möglich. Das ist ein Anhaltswert, kein Marktpreis.

Die Norm wird derzeit überarbeitet. Die IHK Lippe nennt als erwartete Termine die Veröffentlichung der ISO 9001:2026 am 16. September 2026 und der DIN EN ISO 9001:2026 im November 2026, mit einer Übergangsphase von bis zu 36 Monaten ab Veröffentlichung. Diese Angaben sind eine erwartete Planung, kein garantiertes Datum. Für die Lieferantenauswahl bedeutet das: Revisionsstand im Zertifikat prüfen und die Umstellung im Zeitplan mitführen.

Nicht für jedes Bauteil existiert rechtzeitig eine passende Norm. Nach Angaben von DIN lassen sich DIN SPEC innerhalb weniger Monate erstellen und veröffentlichen. Im DIN SPEC-Prozess fließen die Anforderungen von Herstellern und Kunden in einen gemeinsamen Standard ein, DIN übernimmt das Projektmanagement, prüft das Anliegen und klärt die Widerspruchsfreiheit mit nationalen, europäischen und internationalen Normen. Nach dem PAS-Verfahren erstellte DIN SPEC werden kostenlos als Download bereitgestellt.

Für ein neues Bauteil ohne einschlägige Produktnorm ist das ein prüfbarer Weg. Der Aufwand liegt beim initiierenden Unternehmen, das Thema und die Partner mitbringt. Als Alternative bleibt die eigene Werksnorm. Da sich eine Anwendungspflicht nach DIN 820 Beiblatt 3 aus Verträgen ergeben kann, sollte die Werksnorm im Lieferantenvertrag ausdrücklich vereinbart werden, um verbindlich zu sein.

Die folgende Checkliste fasst die Prüfreihenfolge zusammen:

1. Anforderungen und Leistungsmerkmale des Bauteils schriftlich festhalten.
2. Objektive und subjektive Kriterien trennen und Gewichte auf 100 Prozent setzen.
3. Nachweise anfordern: Zertifikat, Angebotsvergleich, Auftragsbestätigung, Auditbericht, Erstmusterprüfbericht.
4. Je Nachweis eine zuständige Stelle im eigenen Haus benennen.
5. Bei Abweichungen Korrekturmaßnahme und Zeitrahmen im CAP festhalten.

Häufige Fragen

Reicht ein gültiges ISO-9001-Zertifikat als Nachweis für die Lieferantenauswahl?

Als Teilnachweis ja, als alleiniger Nachweis nein. Die Norm bestätigt ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem, sagt aber nichts über Bauteilpreis, Liefertermin oder LkSG-Themen aus. Im Beispiel oben liefert das Zertifikat einen gewichteten Beitrag, weitere Kriterien kommen hinzu.

Muss ein Lieferantenaudit immer durch einen externen Dienstleister erfolgen?

Nein. Nach der Darstellung der IHK Köln kann das Audit durch unabhängige externe oder durch interne Auditierende durchgeführt werden. Entscheidend sind Qualifikation, Akkreditierung und Sprachkenntnisse des Audit-Teams. Für menschen- und umweltbezogene Themen sind Trainings und eine gute Akkreditierung laut IHK relevante Qualitätsfaktoren.

Was gehört in einen Corrective Action Plan?

Der Plan dokumentiert alle im Audit festgestellten Abweichungen von Zertifizierungsstandards, gesetzlichen Vorgaben und Audit-Richtlinien. Dazu kommen Kommentare, empfohlene Korrekturmaßnahmen und der vorgesehene Zeitrahmen. Ein Audit endet in der Regel mit einem Abschlussgespräch, in dem der Plan besprochen und unterzeichnet wird.

Wann ist eine DIN SPEC sinnvoll?

Wenn für eine Innovation oder ein neues Bauteil noch keine passende Norm existiert und ein schneller gemeinsamer Standard gebraucht wird. Nach Angaben von DIN ist die Erstellung innerhalb weniger Monate möglich. Ob eine bestehende Norm akzeptiert wird oder eine eigene Standardsetzung nötig ist, entscheidet die Anforderungsanalyse am Projektbeginn.