Lieferantenaudit: Ablauf von der Vorbereitung bis zum CAP

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Lieferantenaudit vergleicht den Ist-Zustand des Zulieferers mit dem vertraglichen Soll-Zustand.
• Die IHK Köln beschreibt drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung.
• Der Corrective Action Plan hält jede Abweichung samt Kommentar, Korrekturmaßnahme und Zeitrahmen fest.

Ziele und Umfang

Am Anfang steht der Soll-Zustand: Vertrag, Standard, geltende Rechtsnormen. Der Ist-Zustand kommt aus dem Audit vor Ort. Die Differenz ist das Ergebnis, aus dem Maßnahmen folgen. Der dokumentierte IHK-Ablauf trennt dabei drei Meilensteine: Vergleich von Ist und Soll, kurzfristige Korrektur und langfristige Lieferantenentwicklung.

Das Audit liefert zudem einen Nachweis, dass sich das einkaufende Unternehmen mit menschenrechts- und umweltbezogenen Risiken befasst hat. Nach IHK-Angabe reichen Audits allein nicht aus, um die Anforderungen des LkSG zu erfüllen. Sie sind eine Präventionsmaßnahme unter mehreren.

Vorbereitung: Team, Plan, Termin

In der Vorbereitung wird auf Basis der Audit-Richtlinie ein Audit-Team zusammengestellt. Es folgt ein Auditplan mit Arbeitsablauf und Prüfungsschwerpunkt. Lieferantenbezogene Dokumente werden zusammengetragen, die Terminierung erfolgt. Teils werden vorhandene Audits gesichtet; einige Programme untersagen das Lesen ausdrücklich, damit die Bewertung unvoreingenommen bleibt.

Wer auditiert? Die IHK Köln nennt zwei Wege: unabhängige externe Auditierende oder ein internes Audit. Beispiel für ein Vorbereitungspaket, klar als eigenes Muster gekennzeichnet:

Position	Musterinhalt
Audit-Team	QM-Leitung, technischer Einkauf
Schwerpunkt	Produktionsprozess, Arbeitsbedingungen
Nachweise	Zertifikat, Lohn- und Arbeitszeitdaten
Instrumente	Rundgang, Interviews, Dokumentenprüfung
Ausgabe	Auditplan mit Termin

Durchführung: Erstgespräch, Instrumente, Abschluss

Das Audit beginnt in der Regel mit einem Erstgespräch zwischen Auditierenden und Zulieferer. Dort werden Grundlagen und Ablauf geklärt. Danach folgen typischerweise vier Schritte: Fabrikrundgang mit Foto-Beweisen, Interviews mit Arbeitnehmenden, Gespräche mit dem Management und Dokumentenprüfung. Teilweise kommen Gespräche mit Arbeitnehmenden-Vertretungen hinzu.

Beim Rundgang und in den Interviews entstehen die Hinweise auf Verstöße. Die Dokumentenprüfung ergänzt sie, etwa über Lohnabrechnungen mit erfassten Arbeitszeiten. Am Ende steht in der Regel ein Abschlussgespräch: Der Corrective Action Plan wird besprochen und unterzeichnet.

Bericht, CAP und Follow-up

Der Audit-Bericht fasst die vorgefundene Unternehmensrealität zum Auditzeitpunkt zusammen. Standardinhalte sind allgemeine Angaben wie Flächen, Belegschaftsaufschlüsselung, Produktionsbeginn, Mitarbeiterunterkünfte und Kantine. Die Bewertung erfolgt zwei- oder dreistufig, je nach Standard.

Der Corrective Action Plan dokumentiert sämtliche Abweichungen von Zertifizierungsstandards, gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes und Audit-Richtlinien. Er enthält Kommentare, empfohlene Korrekturmaßnahmen und den Zeitrahmen. Bei einigen Formaten werden Fristen festgeschrieben.

Nach dem Audit erstellt das Team den Bericht. Der Zulieferer nimmt zu den Abweichungen Stellung und definiert Korrekturmaßnahmen. Je nach Anzahl und Schwere folgt nach einer Frist ein Follow-up-Audit. Fast alle Audit-Richtlinien geben vor, in welchem Rhythmus sich Produktionsstätten auditieren lassen müssen. An die unmittelbaren Korrekturen schließt sich meist die Lieferantenentwicklung an.

Ein Muster-CAP-Eintrag, kein Standardformular:

1. Abweichung: Brandschutztür im Lager verkeilt.
2. Kommentar: widerspricht dem Brandschutzkonzept.
3. Maßnahme: Verriegelung entfernen, Unterweisung wiederholen.
4. Zeitrahmen: 14 Tage.
5. Prüfung: Follow-up nach 6 Monaten.

LkSG-Inhalte und Auditqualität

Ein Auditbericht nach dem LkSG sollte nach IHK-Angabe unter anderem Zwangsarbeit, Vereinigungsfreiheit, Gesundheit und Sicherheit, Kinderarbeit, Löhne, Arbeitszeit, Diskriminierung, Belästigung, Wirtschaftsethik, Subunternehmen, Unterkünfte, Umweltmanagement sowie Rohstoffeinkauf und Rückverfolgbarkeit abdecken.

Für die Qualität nennt die IHK Köln mehrere Faktoren. Umfang, Zeit und Kosten müssen zusammenpassen: Ein Audit, das alle Standardthemen abdeckt, kann einzelne Punkte kaum vertiefen. Beschäftigteninterviews gehören ins Zentrum; Best-Practice-Ansätze führen sie außerhalb der Fabrik. Das Team braucht Training, Akkreditierung und lokale Sprachkenntnisse. Wer die lokale Sprache nicht beherrscht, kann schriftliche Dokumente nicht prüfen und kennt lokale Gesetze oft nicht.

Zur Aufrechterhaltung eines QMS fallen nach IHK Lippe interne Kosten für Dokumentationspflege und interne Audits an. Extern kommen jährliche Überwachungsaudits und ein Wiederholungsaudit alle drei Jahre durch einen akkreditierten Zertifizierer hinzu. Für ein Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitern ohne Vorerfahrung nennt die IHK Lippe einen Anhaltswert von etwa 15.000 EUR für Beratung und Zertifizierung. Das ist kein Auditpreis und kein Marktpreis, sondern ein grober Anhaltswert für das QMS.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Lieferantenaudit?

Eine pauschale Dauer nennt die IHK Köln nicht. Sie weist darauf hin, dass der Detailgrad vom Umfang abhängt.

Wer unterschreibt den CAP?

Nach IHK-Darstellung endet das Audit in der Regel mit einem Abschlussgespräch, in dem der CAP besprochen und unterzeichnet wird.

Wann ist ein Follow-up nötig?

Je nach Anzahl und Schwere der Abweichungen wird nach einer bestimmten Zeit ein Follow-up-Audit durchgeführt.