Lieferanten Audit: Soziale Standards, Ablauf und CAP

Das Wichtigste auf einen Blick

Bei Lieferanten industrieller Bauteile richtet sich dieser Ablauf auf soziale sowie menschenrechts- und umweltbezogene Aspekte am Zulieferstandort. Er beschreibt kein Qualitäts- oder Prozessaudit für Bauteile.

Was vor Ort gemessen wird

Vor Ort wird der Ist-Zustand erhoben und mit dem Soll-Zustand verglichen: Vertrag, Standard, geltende Rechtsnormen. Die Differenz ist das Ergebnis, aus dem Maßnahmen folgen. Der dokumentierte IHK-Ablauf trennt dabei drei Meilensteine: Vergleich von Ist und Soll, kurzfristige Korrektur und langfristige Lieferantenentwicklung.

Wer auditiert, ist vorab geklärt. Die IHK Köln nennt zwei Wege: unabhängige externe Auditierende oder ein internes Audit. Welche Lieferanten überhaupt auditiert werden, entscheidet die Lieferantenauswahl.

Welche Richtlinie den Ablauf rahmt

Vor der Teamplanung wird die geltende Audit-Richtlinie beziehungsweise das Auditprogramm festgelegt. Auf ihrer Basis wird das Audit-Team zusammengestellt, danach folgen Auditplan, Prüfungsschwerpunkt und Terminierung.

ISO 19011 enthält Leitlinien für Audits von Managementsystemen, ist aber kein Sozialauditstandard. Für soziale Lieferantenaudits werden beispielsweise amfori BSCI, SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) und SA8000 verwendet. Maßgeblich sind Auftrag, Vertrag und die vereinbarten Kriterien.

Lieferantenbezogene Dokumente werden zusammengetragen. Teils werden vorhandene Audits gesichtet; einige Programme untersagen das Lesen ausdrücklich, damit die Bewertung unvoreingenommen bleibt.

Was am Audittag vorliegen muss

Ein Vorbereitungspaket bündelt, was vor dem Audittermin feststehen muss. Das Muster unten ist kein Standardformular. Es zeigt fünf Positionen, die beide Seiten kennen sollten, bevor die Auditierenden den Betrieb betreten.

Frühere Auditberichte und der Stand offener CAP-Maßnahmen gehören zu den Unterlagen und sollten wie jede Dokumentation für spätere Arbeiten auffindbar abgelegt sein.

Vom Erstgespräch zum Abschlussgespräch

Das Audit beginnt in der Regel mit einem Erstgespräch zwischen Auditierenden und Zulieferer. Dort werden Grundlagen und Ablauf geklärt. Danach folgen typischerweise vier Schritte:

Teilweise kommen Gespräche mit Arbeitnehmenden-Vertretungen hinzu. Beim Rundgang und in den Interviews entstehen die Hinweise auf Verstöße. Die Dokumentenprüfung ergänzt sie, etwa über Lohnabrechnungen mit erfassten Arbeitszeiten. Die Foto-Beweise des Rundgangs bleiben Teil der Unterlagen, denn der Bericht hält fest, was zum Auditzeitpunkt vorgefunden wurde.

Am Ende steht in der Regel ein Abschlussgespräch: Der Corrective Action Plan wird besprochen und unterzeichnet. Er dokumentiert sämtliche Abweichungen von Zertifizierungsstandards, gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes und Audit-Richtlinien. Er enthält Kommentare, empfohlene Korrekturmaßnahmen und den Zeitrahmen. Bei einigen Formaten werden Fristen festgeschrieben.

Ein Muster-CAP-Eintrag, kein Standardformular:

Woran die Qualität eines Audits hängt

Die Qualität eines Audits hängt an mehreren Faktoren, die schon vor dem Termin feststehen. Umfang, Zeit und Kosten müssen zusammenpassen: Ein Audit, das alle Standardthemen abdeckt, kann einzelne Punkte kaum vertiefen.

Beschäftigteninterviews gehören nach IHK-Angabe ins Zentrum. Da Interviews in der Fabrik bestimmte Themen nicht aufdecken können, führen Best-Practice-Ansätze sie außerhalb der Fabrik. Das Team braucht außerdem Training, Akkreditierung und lokale Sprachkenntnisse.

Wer die lokale Sprache nicht beherrscht, kann schriftliche Dokumente nicht prüfen und kennt lokale Gesetze oft nicht. Die Sprache gehört deshalb zu den organisatorischen Absprachen vor dem Termin.

Ein Auditbericht nach dem LkSG sollte nach IHK-Angabe unter anderem diese Themen abdecken:

Wofür der Nachweis dient

Das Audit liefert einen Nachweis, dass sich das einkaufende Unternehmen mit menschenrechts- und umweltbezogenen Risiken befasst hat. Das LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) erfasst nach § 1 LkSG grundsätzlich Unternehmen mit mindestens 1.000 Arbeitnehmern im Inland.

Für die behördliche Kontrolle ist nach § 19 LkSG das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zuständig. Zentrale Pflichten betreffen die Sorgfaltspflichten (§ 3), das Risikomanagement (§ 4) und Präventionsmaßnahmen (§ 6).

Nach IHK-Angabe reichen Audits allein nicht aus, um die Anforderungen des LkSG zu erfüllen. Sie sind eine Präventionsmaßnahme unter mehreren.

Nach dem Termin: Bericht und Follow-up

Der Audit-Bericht fasst die vorgefundene Unternehmensrealität zum Auditzeitpunkt zusammen. Standardinhalte sind allgemeine Angaben wie Flächen, Belegschaftsaufschlüsselung, Produktionsbeginn, Mitarbeiterunterkünfte und Kantine. Die Bewertung erfolgt zwei- oder dreistufig, je nach Standard.

Der Zulieferer nimmt zu den Abweichungen Stellung und definiert Korrekturmaßnahmen. Je nach Anzahl und Schwere folgt nach einer Frist ein Follow-up-Audit. Offene Punkte lassen sich nachverfolgen, wie das Beispiel der Lagerzulieferer zeigt. Fast alle Audit-Richtlinien geben vor, in welchem Rhythmus sich Produktionsstätten auditieren lassen müssen.

Die Ergebnisse fließen in die Lieferantenbewertung ein. Wer ein ISO-9001-Zertifikat als Nachweis prüft, geht die ISO-9001-Prüfschritte durch.

Häufige Fragen

Wie beginnt ein Lieferantenaudit vor Ort?

Mit einem Gespräch, in dem Auditierende und Zulieferer Grundlagen und Ablauf klären. Danach beginnt der Rundgang.

Wie lange dauert ein Lieferantenaudit?

Eine pauschale Dauer nennt die IHK Köln nicht. Sie weist darauf hin, dass der Detailgrad vom Umfang abhängt.

Wer unterschreibt den CAP?

Nach IHK-Darstellung wird der CAP im abschließenden Gespräch besprochen und von beiden Seiten unterzeichnet.

Wann ist ein Follow-up nötig?

Je nach Anzahl und Schwere der Abweichungen wird nach einer bestimmten Zeit ein Follow-up-Audit durchgeführt.